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Módulo 1: Comunicación y Relaciones Interpersonales en la Empresa
Este módulo aborda la importancia de la comunicación efectiva en el ámbito laboral, tanto verbal como escrita, así como el manejo adecuado de las relaciones interpersonales dentro de la empresa.
- El proceso de comunicación en el ámbito laboral:
La comunicación en las organizaciones es esencial para un entorno laboral eficiente. Se analiza cómo los mensajes se emiten, transmiten y reciben, considerando barreras como el ruido, la ambigüedad o los malentendidos. El proceso de comunicación incluye el uso adecuado de canales formales e informales, lo cual es clave para mantener un flujo de información claro y eficiente entre todos los miembros de la empresa. - Comunicación escrita: redacción de informes, cartas y correos electrónicos:
En este apartado, se profundiza en las técnicas de redacción necesarias para crear documentos formales y profesionales. Se enseñan las mejores prácticas para redactar informes, cartas comerciales y correos electrónicos de manera clara, concisa y coherente, asegurando que el mensaje sea transmitido correctamente. - Atención al cliente y protocolo telefónico:
Aquí se trata cómo atender y gestionar las consultas de los clientes, ya sea de manera directa o telefónica. Se subraya la importancia de tener un enfoque profesional, amable y eficiente, especialmente en el trato telefónico, ya que la comunicación verbal es clave para una buena relación con los clientes. Se incluyen técnicas de protocolo para mejorar la interacción y resolver problemas de manera efectiva.
Este módulo tiene como objetivo mejorar las habilidades de comunicación escrita y verbal de los participantes, permitiéndoles desenvolverse de manera más efectiva en su entorno laboral, con especial énfasis en la atención al cliente y la gestión de la información dentro de la empresa.
Módulo 2: Organización y Gestión Administrativa
Este módulo se centra en la adquisición de competencias clave para desempeñar funciones administrativas de manera eficiente. Se abordan las principales tareas y herramientas necesarias para la organización y gestión en el ámbito administrativo, optimizando tanto el tiempo como los recursos.
- Funciones principales de un auxiliar administrativo:
El auxiliar administrativo desempeña un papel fundamental en el soporte de las actividades de la empresa, siendo responsable de la gestión de documentos, la atención telefónica, la organización de los archivos y la gestión de la correspondencia. Además, debe manejar tareas como la redacción de informes, el archivo de documentos y la gestión de agendas, lo que requiere habilidades organizativas y de comunicación. - Gestión del tiempo y planificación de tareas:
Este apartado destaca la importancia de organizar y planificar adecuadamente las tareas diarias para optimizar el tiempo. El uso de herramientas de planificación, como listas de tareas y agendas, permite al auxiliar administrativo priorizar actividades, evitando sobrecargar su jornada laboral y mejorando la eficiencia. La gestión del tiempo también incluye el establecimiento de plazos realistas y la capacidad para adaptarse a cambios en las prioridades de la empresa. - Archivos y clasificación de documentos:
En este tema, se explica cómo gestionar de manera eficiente los archivos físicos y digitales, manteniendo un sistema de clasificación que permita un acceso rápido y organizado a la documentación. El correcto etiquetado y archivo de documentos es crucial para facilitar la recuperación de información en tiempo y forma, mejorando la productividad y reduciendo el riesgo de pérdida de documentos importantes. - Gestión de agendas y citas:
Los auxiliares administrativos también deben ser capaces de gestionar las agendas de los directivos o el personal de la empresa, organizando citas, reuniones y compromisos. Este proceso incluye la coordinación de horarios, la confirmación de citas y la atención a las prioridades de la empresa, garantizando que todas las actividades se realicen sin conflictos de programación.
Este módulo proporciona una base sólida en la organización interna de las actividades administrativas, destacando la importancia de la planificación, la gestión eficiente de los recursos y la capacidad de adaptación ante la variabilidad de las tareas diarias.