Unidad IIntroducción

En cualquier actividad laboral, para conseguir un grado de seguridad aceptable, es muy importante asegurar y mantener el orden y la limpieza. Se producen muchísimos accidentes por golpes y caídas a causa de un ambiente desordenado o sucio: suelos resbaladizos, materiales fuera de su sitio y acumulación de material sobrante o de desperdicio.

Además, si se trata de productos combustibles o inflamables, el desorden es un factor importante de riesgo de incendio. Puede poner en peligro los bienes de la empresa y hasta la vida de las personas, si los materiales dificultan u obstruyen las vías de evacuación.

Unidad IILo que dice la ley: Real Decreto 486/1997

El Real Decreto 486/1997, de 14 de abril, establece las disposiciones mínimas de seguridad y salud en los lugares de trabajo. Su Anexo II obliga a mantener los locales de trabajo limpios y ordenados. En resumen, dice lo siguiente:

• Las zonas de paso, las salidas y las vías de circulación, y en especial las previstas para evacuar en una emergencia, deben estar libres de obstáculos, de modo que se puedan usar sin dificultad en todo momento.
• Los lugares de trabajo (incluidos los locales de servicio), sus equipos e instalaciones se limpiarán periódicamente y siempre que haga falta, para mantenerlos en condiciones higiénicas adecuadas. Por eso las características de suelos, techos y paredes deben permitir su limpieza y mantenimiento.
• Se eliminarán con rapidez los desperdicios, las manchas de grasa, los residuos de sustancias peligrosas y demás productos residuales que puedan originar accidentes o contaminar el ambiente de trabajo.
• Las operaciones de limpieza no deben ser en sí mismas una fuente de riesgo para quien las hace ni para terceros: se harán en los momentos, de la forma y con los medios más adecuados.

Este manual propone unas normas básicas de actuación en la empresa para facilitar no solo el cumplimiento de estas exigencias legales, sino también su aplicación práctica.

Unidad IIIAlcance y desarrollo

Las normas de orden y limpieza afectan a todas las dependencias de la empresa, y sus destinatarios son todos los trabajadores, sea cual sea su categoría u ocupación. Para que funcionen de verdad, hacen falta tres cosas:

1. Compromiso expreso de la dirección, que debe difundirse para que cada trabajador conozca los objetivos que se ha marcado la empresa, la necesidad y obligatoriedad de participar y los medios para hacerlo.
2. Un plan de acción que defina de forma inequívoca los objetivos y las acciones para lograrlos, con mecanismos de vigilancia y control que garanticen su cumplimiento.
3. Comunicación y participación de los trabajadores, para mejorar la forma de hacer las cosas, crear nuevos hábitos, exigir rigor en lo establecido y responsabilizar individualmente a mandos intermedios y trabajadores.

Unidad ILas cuatro etapas para una empresa ordenada y limpia

Las actuaciones para conseguir una empresa «ordenada y limpia» se organizan en cuatro etapas:

Unidad IIEtapa 1: eliminar lo innecesario y clasificar lo útil

El punto de partida es hacer una estimación objetiva de todos los elementos que hacen falta para el trabajo. Así se podrá retirar del entorno, y si procede eliminar, todo lo innecesario.

Al principio será difícil distinguir lo necesario de lo que no lo es, y todavía más difícil deshacerse de lo que siempre ha formado parte del «paisaje» del puesto de trabajo. Por eso conviene organizar una campaña inicial de selección, con contenedores o espacios especiales para recoger lo innecesario.

1Clasificar lo útil

Después de la primera criba, se clasifica lo útil según su grado de necesidad. Dos parámetros ayudan a decidirlo:

• La frecuencia con la que se necesita el elemento. Lo que se usa solo de vez en cuando se guarda fuera del área de trabajo.
• La cantidad que hace falta para el trabajo. El exceso o sobrante se retira y se almacena fuera del área de trabajo.

Unidad IIIEtapa 2: acondicionar los medios para guardar y localizar el material

Una vez eliminado lo superfluo, toca «ordenar lo útil», siguiendo el principio de «cada cosa en su sitio y un sitio para cada cosa». Hay que establecer con claridad dónde está cada cosa, de modo que quien la necesite sepa sin duda dónde encontrarla y dónde devolverla.

La falta de orden genera problemas:

• Pérdida de productividad: tiempo perdido buscando elementos y desplazándose para localizarlos.
• Más inseguridad: golpes y contusiones con objetos dejados en cualquier parte, vías de evacuación obstruidas, equipos de protección que no se encuentran…

Por eso se implanta un procedimiento de ordenación con dos fases: decidir las localizaciones más apropiadas e identificarlas.

Unidad IVDecidir las localizaciones más apropiadas

Cada emplazamiento se concibe según su funcionalidad, la rapidez para localizar lo que hay en él y la rapidez para devolverlo a su sitio. Para elegirlo se tiene en cuenta la frecuencia y la secuencia de uso, lo que evita movimientos y desplazamientos innecesarios.

A modo orientativo, estos son los principios para colocar plantillas, herramientas y útiles:

• Según su frecuencia de uso: cerca del lugar de uso los elementos más usados y más lejos los de uso poco frecuente u ocasional.
• Guarda juntos los elementos que se usan juntos y, si es posible, en la secuencia en la que se usan.
• Para herramientas de uso repetitivo (por ejemplo, en una cadena de montaje), diseña un almacenaje de tipo «soltar con vuelta a posición»: la herramienta cuelga de un resorte al alcance de la mano y, al soltarla, vuelve sola a su posición de partida.
• Los lugares donde se guardan las herramientas deben ser mayores que ellas, para que sea fácil y cómodo sacarlas y colocarlas.
• Guarda las herramientas por función (juntas las de funciones parecidas) o por producto (juntas las que se usan en el mismo producto).
• Usa soportes con el contorno dibujado de útiles y herramientas, que facilitan identificarlos y localizarlos.

Unidad VIdentificar y señalizar las localizaciones

Cuando ya están decididas las mejores localizaciones, hay que identificarlas, para que cada persona sepa dónde están las cosas, qué cosas hay y, si procede, cuántas hay. Identificarlas permite delimitar los espacios de trabajo, las vías de tránsito y las áreas de almacenamiento. Se pone especial atención en prever dónde se colocan los materiales y productos en curso de fabricación o de manipulación.

Esta delimitación siempre es necesaria y, en algunos casos, obligatoria:

1Vías de circulación (Real Decreto 486/1997, Anexo I)

• Las vías de circulación, tanto exteriores como interiores (puertas, pasillos, escaleras, escalas fijas, rampas y muelles de carga), deben poder usarse según su uso previsto, con facilidad y con total seguridad para peatones, vehículos y el personal que trabaje cerca.
• Siempre que sea necesario para la seguridad de los trabajadores, su trazado debe estar claramente señalizado.

2Cómo se señaliza (Real Decreto 485/1997, Anexo VII)

• Las vías de circulación de vehículos se delimitan con claridad con franjas continuas de un color bien visible, preferentemente blanco o amarillo, según el color del suelo. Hay que respetar las distancias de seguridad entre vehículos y objetos próximos, y entre peatones y vehículos.
• Las vías exteriores permanentes junto a zonas edificadas se delimitan cuando haga falta, salvo que tengan barreras o que el propio pavimento sirva de delimitación.
• Para señalizar desniveles, obstáculos u otros elementos que originen riesgo de caída, choques o golpes se puede usar el panel correspondiente, un color de seguridad, o ambos a la vez.
• Las zonas a las que el trabajador tiene acceso y donde hay riesgo de caída de personas o de objetos, choques o golpes se delimitan con un color de seguridad.
• Esa señalización por color se hace con franjas alternas amarillas y negras, inclinadas unos 45°.

Unidad IEtapa 3: evitar ensuciar y limpiar enseguida

El propósito clave de la limpieza es mantener todo en condiciones óptimas, de manera que, cuando alguien necesite usar algo, lo encuentre listo para usar.

La limpieza no es una tarea ocasional de «verano», de «final de año» o de cuando hay una parada del proceso. Es verdad que hay fechas y situaciones ideales para una «limpieza a fondo», pero la limpieza no debe hacerse solo entonces: tiene que estar enraizada en los hábitos diarios e integrada en las tareas diarias de mantenimiento, combinando los puntos de chequeo de limpieza y de mantenimiento.

La planificación de la limpieza diaria debe formar parte de un procedimiento de actuación que los empleados conozcan y apliquen.

Unidad IIEl procedimiento de limpieza

El procedimiento se estructura con estos cinco elementos:

El mando directo de cada área o unidad funcional debe transmitir a sus trabajadores las normas de orden y limpieza, fomentar los hábitos de trabajo en ese sentido y hacer inspecciones periódicas de su zona. En la unidad II del módulo IV tienes un cuestionario de chequeo para esas inspecciones.

1Normas específicas y derrames

• Crea normas de actuación específicas para las operaciones de limpieza con peligros concretos, por ejemplo: limpieza de máquinas, limpieza de derrames de productos peligrosos o limpieza en espacios confinados.
• Además de la limpieza programada, cuando se produce una situación accidental, como un derrame, hay que ser estricto e inflexible en eliminarlo de inmediato. Es un momento clave que demuestra el compromiso real con el orden y la limpieza.

Unidad IIIEtapa 4: crear y consolidar hábitos de trabajo

Las tres primeras etapas son actividades: algo que se hace. Crear y consolidar hábitos de trabajo correctos, en cambio, no es una actividad, sino «un estado o condición que existe cuando se mantienen las tres etapas anteriores».

Si esa disciplina no se mantiene y los hábitos no se consolidan, todo vuelve a los niveles de partida, y ni siquiera las campañas ocasionales logran los resultados previstos.

Para convertir la organización, el orden y la limpieza en hábitos, y para implantar una disciplina de trabajo, hace falta:

• El apoyo firme de una dirección visiblemente involucrada y explícitamente comprometida con estos objetivos.
• La asignación clara de tareas y de las personas que las ejecutan: quién es responsable de qué actividades para mantener la organización, el orden y la limpieza.
• Integrar las tareas de organización, orden y limpieza en las actividades regulares, de modo que sean tareas ordinarias dentro del flujo de trabajo normal y no «extraordinarias».
• Responsabilizar a una persona, preferentemente el mando directo de cada unidad funcional, de que se cumplan los procedimientos, sin admitir ni tolerar incumplimientos, ni siquiera de manera excepcional.

La verificación y el control se hacen con una periodicidad establecida, como mínimo semanal, y con cuestionarios de chequeo preparados para ello.

Unidad INormas básicas de orden y limpieza

Mantener el lugar de trabajo ordenado y limpio es un principio básico de seguridad. Estas son las normas básicas:

• Establece criterios para clasificar los materiales según su utilidad y eliminar lo que no sirva. Haz una limpieza general y usa contenedores para recoger lo inservible.
• Elimina a diario todos los desechos y cualquier otra suciedad del suelo o de las instalaciones, en recipientes adecuados y colocados donde se generan los residuos. Si los desechos son fácilmente inflamables, usa bidones metálicos con tapa para evitar que se propague un incendio.
• Elimina y controla las causas que provocan desorden. Coloca el material y las herramientas pensando en quién, cómo, cuándo y dónde ha de encontrar lo que busca; acostúmbrate a poner cada cosa en su lugar y a quitar de inmediato lo que no sirve.
• Recoge las herramientas en soportes o estantes adecuados, que faciliten su identificación y localización.
• Asigna un sitio a cada «cosa» y procura que esté siempre en su sitio. Cada emplazamiento se concibe por su funcionalidad y rapidez de localización.
• Delimita las zonas de trabajo, ordena y marca la ubicación de las cosas con señales normalizadas y códigos de colores.
• Limpia los locales, las máquinas, las ventanas, etc., si es posible fuera de las horas de trabajo. Extrema la limpieza de ventanas y tragaluces para que no impidan la entrada de luz natural, y elige superficies de trabajo y de tránsito fácilmente lavables.
• Implica al personal del puesto en mantener limpio su entorno y controla los puntos críticos que generan suciedad, aportando los medios necesarios: contenedores, material de limpieza, equipos de protección, etc.
• Sensibiliza a las personas implicadas sobre los beneficios del orden y la limpieza: fija normas concretas, aporta los medios y verifica periódicamente que se siguen.
• Facilita la comunicación y la participación de los trabajadores, fomenta nuevos hábitos y responsabiliza individualmente a mandos intermedios y trabajadores.

• No uses disolventes inflamables ni productos corrosivos para limpiar los suelos: las operaciones de limpieza no deben generar peligros.
• No coloques ni almacenes materiales en áreas de paso o de trabajo. Retira los objetos que obstruyan el acceso a esas zonas y señaliza las vías de circulación con bandas blancas o amarillas pintadas en el suelo.

Unidad IIFormulario de inspección de orden y limpieza

Para las inspecciones periódicas (como mínimo cada semana) se usa un formulario con los datos de código, fecha, área, hora e inspector. Cada punto se contesta con una de estas cuatro respuestas: Sí, A medias, No o No procede. Estos son los puntos que se revisan en cada zona:

1Locales

• Las escaleras y plataformas están limpias, en buen estado y libres de obstáculos.
• Las paredes están limpias y en buen estado.
• Las ventanas y tragaluces están limpios y no impiden la entrada de luz natural.
• El sistema de iluminación está mantenido de forma eficiente y limpio.
• Las señales de seguridad están visibles y correctamente distribuidas.
• Los extintores están en su lugar de ubicación y visibles.

2Suelos y pasillos

• Los suelos están limpios, secos, sin desperdicios ni material innecesario.
• Las vías de circulación de personas y vehículos están diferenciadas y señalizadas.
• Los pasillos y zonas de tránsito están libres de obstáculos.
• Las carretillas están aparcadas en los lugares especiales para ello.

3Almacenaje

• Las áreas de almacenamiento y depósito de materiales están señalizadas.
• Los materiales y sustancias almacenadas están correctamente identificados.
• Los materiales están apilados en su sitio sin invadir zonas de paso.
• Los materiales se apilan o cargan de manera segura, limpia y ordenada.

4Maquinaria y equipos

• Están limpios y libres de material innecesario en su entorno.
• Están libres de filtraciones innecesarias de aceites y grasas.
• Tienen las protecciones adecuadas y los dispositivos de seguridad funcionan.

5Herramientas

• Están almacenadas en cajas o paneles adecuados, donde cada herramienta tiene su lugar.
• Se guardan limpias de aceite y grasa.
• Las eléctricas tienen el cableado y las conexiones en buen estado.
• Están en condiciones seguras para el trabajo, sin defectos ni óxido.

6Equipos de protección individual y ropa de trabajo

• Están marcados o codificados para poder identificarlos por su usuario.
• Se guardan en lugares específicos de uso personalizado (armarios o taquillas).
• Están limpios y en buen estado.
• Cuando son desechables, se depositan en los contenedores adecuados.

7Residuos

• Los contenedores están colocados cerca y accesibles a los lugares de trabajo.
• Los contenedores de residuos especiales están claramente identificados.
• Los residuos inflamables se colocan en bidones metálicos cerrados.
• Los residuos incompatibles se recogen en contenedores separados.
• Se evita que los contenedores rebosen.
• La zona alrededor de los contenedores de residuos está limpia.
• Hay medios de limpieza a disposición del personal del área.

Al final del formulario hay un espacio para observaciones.

Unidad IIILegislación y bibliografía

Legislación

• Real Decreto 486/1997, de 14 de abril, por el que se establecen las disposiciones mínimas de seguridad y salud en los lugares de trabajo. BOE n.º 97, de 23 de abril de 1997.
• Real Decreto 485/1997, de 14 de abril, sobre disposiciones mínimas en materia de señalización de seguridad y salud en el trabajo (citado en el manual para la señalización de vías de circulación y zonas de riesgo). (Referencia completada en este manual.)

Bibliografía

• Productivity Press. «5S para todos: 5 pilares de las fábricas visuales». Madrid: TGP Hoshin, 1997.
• INSHT. «Orden y limpieza». Erga Noticias n.º 46, 1997.